Auxiliaire de recherche – Conception de l’offre événementielle

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir une lettre de présentation et un curriculum vitae à l’attention de Marie-France Thibault, coordonnatrice (marie-france.thibault@criucpq.ulaval.ca) avant le 29 mai 2026.

Le Centre de recherche de l’Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec (CRIUCPQ-ULaval) est le seul centre subventionné par le Fonds de recherche du Québec – Santé (FRQS) qui regroupe des axes de recherche en cardiologie, en pneumologie et en obésité/métabolisme, trois domaines jugés prioritaires en raison de l’impact économique et sociétal considérable des maladies qui y sont liées.

Dans le cadre du lancement de l’Unité en mobilisation des connaissances (UMC), l’auxiliaire de recherche contribuera à bâtir l’infrastructure événementielle de l’unité. Son mandat est de nature fondatrice : il ne s’agit pas d’organiser des événements, mais de concevoir le cadre logistique qui permettra à l’UMC et à ses utilisateurs de le faire de manière autonome, efficiente et cohérente. L’auxiliaire travaillera en étroite collaboration avec les ressources internes et sous la supervision de la coordonnatrice. Dans une démarche fondatrice, concevoir une offre de services événementiels structurée et des outils opérationnels clés en main — les trousses événementielles — permettant à tout utilisateur de l’UMC de planifier et de réaliser un événement de manière autonome, en s’appuyant sur des fournisseurs sélectionnés et des processus éprouvés. Livrable 1 – Cartographie des scénarios événementiels (Semaines 1–2)

• Recension des types d’événements : Documenter les formats utilisés ou anticipés par l’UMC : conférences, colloques, webinaires, événements hybrides. L’UMC anticipe une trentaine d’événements annuels de formats variés, appelés à évoluer selon les besoins des milieux.

• Définition des caractéristiques clés : Pour chaque type, décrire la taille typique, la durée, les publics cibles, les contraintes techniques et les ressources nécessaires.

• Validation avec la coordonnatrice : Présenter la cartographie et confirmer les priorités pour orienter les livrables suivants.

Livrable 2 – Recherche et qualification des fournisseurs (Semaines 3–4)

• Recherche de fournisseurs : Identifier les fournisseurs potentiels par catégorie : salles et espaces, traiteurs, soutien technique, impression et matériel promotionnel. Les démarches auprès des fournisseurs visent à établir un premier réseau de contacts et à explorer les conditions tarifaires qui orienteront les décisions futures de l’UMC.

• Fiches fournisseurs : Produire une fiche standardisée pour chaque fournisseur retenu : coordonnées, offre de services, tarification, délais, conditions.

• Exploration des économies de volume : Contacter les fournisseurs stratégiques pour évaluer la possibilité d’ententes préférentielles ou de tarifs négociés en fonction d’un volume d’affaires récurrent.

• Grille comparative : Synthétiser les informations dans une grille permettant une prise de décision éclairée selon le type et le budget de l’événement.

Livrable 3 – Trousses événementielles (Semaines 5–7)

Livrable phare du mandat. Concevoir un ensemble complet et autonome, décliné par type d’événement. Chaque trousse contient :

• Liste de vérification étape par étape : De l’idéation à l’évaluation post-événement, adaptée aux spécificités du format (présentiel, virtuel, hybride).

• Fiches fournisseurs recommandés : Coordonnées, conditions négociées et notes pratiques.

• Gabarits de documents utiles : Ordre du jour type, feuille d’émargement, formulaire de satisfaction, courriel de convocation, fiche de budget.

• Requis techniques : Matériel, logiciels, accès et configurations nécessaires selon le format.

• Estimation budgétaire indicative : Fourchettes de coûts de référence par type d’événement pour faciliter la planification.

Livrable 4 – Guide opérationnel et recommandations de pérennisation (Semaine 8)

• Synthèse de l’offre de services événementiels : Document de référence décrivant l’ensemble de l’offre structurée par l’UMC en matière d’événements.

• Recommandations stratégiques : Propositions pour optimiser la logistique à long terme : fournisseurs à privilégier, ententes à formaliser, processus à automatiser.

• Note de transfert : Document synthèse permettant à l’équipe permanente de prendre le relais et de maintenir à jour l’ensemble des outils produits.

Étudiant(e) de 1er ou 2e cycle dans un domaine pertinent (administration, gestion d’événements, communication ou domaine connexe).

Compétences clés : sens de l’organisation, rigueur dans la documentation, habileté à structurer des processus, excellente capacité de rédaction en français.

Qualités : autonomie, initiative, capacité à gérer plusieurs détails simultanément, aisance relationnelle pour les contacts avec les fournisseurs.

Atout : expérience en organisation d’événements ou en gestion de projets, familiarité avec les outils de collaboration (Suite Microsoft 365).

CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ

Être âgé(e) entre 18 et 30 ans.

Être aux études à l’automne 2026.

Posséder la citoyenneté canadienne ou le statut de résident(e) permanent(e).

CONDITIONS DE TRAVAIL

Emploi d’été financé par le Programme Emploi été Canada. Période : Juin – août 2026 (Période à discuter selon vos disponibilités)

Horaire : 35 heures/semaine, total de 280 heures (8 semaines). Peut s’étendre sur une plus longue période en respectant le nombre total d’heures.

Modalité : Hybride (Présentiel et télétravail)

Taux horaire : 24 $ à 27 $/h. Déterminé selon le profil et l’expérience.

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir une lettre de présentation et un curriculum vitae à l’attention de Marie-France Thibault, coordonnatrice (marie-france.thibault@criucpq.ulaval.ca) avant le 29 mai 2026.