Agent administratif, classe 1 – secteur administration, agente administrative, classe 1 – secteur administration

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Sous l’autorité immédiate de l’adjointe à la Direction de l’enseignement et des affaires universitaires – volet enseignement, la personne titulaire de ce poste assure un soutien administratif et logistique à l’ensemble des activités d’enseignement de niveaux universitaire, collégial et secondaire, pour les disciplines de la santé autres que la médecine ainsi que les disciplines non cliniques. Elle assiste l’adjointe dans ses fonctions en assumant tout le travail administratif requis pour l’adéquation des services en lien avec la gestion des stages pluridisciplinaires.  Elle élabore des tableaux, statistiques et rapports divers. Elle collabore avec les agents de planification, de programmation et de recherche de la DEAU – volet enseignement ainsi que la conseillère en soins infirmiers – volet stage et intégration de la direction.  Elle collabore également avec les agentes administratives de la DEAU.

PRINCIPALES RESPONSABILITES:

– Soutien l’adjointe à la Direction de l’enseignement et des affaires universitaires – volet enseignement au niveau administratif pour toutes les fonctions reliées aux activités d’enseignement pluridisciplinaires, autant pour les stages cliniques que non cliniques.

– Assure le soutien administratif, technique, informatique et fonctionnel concernant la gestion des stages pour l’ensemble des disciplines de la santé autres que la médecine ainsi que les stages non cliniques.

– Organise et maintient un système efficient de classement et de conservation des dossiers en lien avec les stages.

– Collabore à l’organisation des stages, assure les suivis avec les différents clients et parties prenantes du processus d’attribution des stages (chefs d’unité de soins et de service, établissements d’enseignement, enseignants, autres clients, etc.).

– Assure le suivi des signatures, la correspondance et le classement des contrats et des ententes de location de services avec les établissements d’enseignement ainsi que des grilles de stages.

– Collabore à la planification de l’accueil et à l’encadrement des stagiaires des disciplines de la santé autres que la médecine et des disciplines non cliniques (documentation, réservation de salles, formation, site internet et intranet, demandes de codes d’accès et informatiques, etc.). 

– Transmet différents documents à titre d’information ou suivi aux responsables de stages, aux superviseurs, aux enseignants, aux stagiaires ou toute autre personne concernée.

– Assure la saisie et la mise à jour des informations en lien avec la gestion des stages à l’aide d’un fichier informatisé (base de données, tableaux Excel (croisés dynamique), extrait et transmet les données statistiques aux instances concernées lorsque requis.

– Compile les coordonnées des stagiaires et des personnes à rejoindre en cas d’urgence, le nom des superviseurs, le milieu de stage, la durée, la spécialité, les accès informatiques, les informations en lien avec la confidentialité, l’embauche, les taux de satisfaction, l’orientation, la facturation et ce, en collaboration avec les établissements d’enseignement, les stagiaires et les directions concernées.

– S’assure de la concordance entre l’état de situation des jours-stages (statistiques) des différentes disciplines pluridisciplinaires et la facturation en lien avec les journées de stages réalisées auprès des différents établissements d’enseignement relativement aux ententes de stages pour chacune des disciplines.

– Assure le suivi des grilles de stages, les fait parvenir aux chefs et autres personnes concernées, assure la mise à jour et le suivi lors de modifications.

– Assure, auprès des personnes et instances concernées, le suivi de la correspondance des établissements d’enseignement en lien avec les demandes de stage, l’orientation, les formations, les différentes rencontres concernant les stages, les listes de stagiaires, la facturation, l’Agrément des programmes de formations et autres.

– Traite les demandes d’ajout ou d’annulation de stages en les faisant parvenir aux personnes concernées et assure la mise à jour de la documentation écrite et des fichiers informatisés en lien avec la gestion des stages.

– Reçoit et dirige les appels téléphoniques, prend les messages et répond aux questions relevant de sa compétence, tout en assurant une gestion efficiente de la boite courriel des activités d’enseignement.

– Planifie certaines rencontres en fonction des disponibilités des parties prenantes et procède aux réservations de locaux et autres, s’il y a lieu.

– Crée et tient à jour certains répertoires de coordonnées (responsables de stages, enseignants, etc.). 

– Complète et achemine les requêtes nécessaires pour toute demande en matière d’entretien, d’aménagement, de réparation, de mobilier et d’équipement (Ex. : installations matérielles) reliées aux activités d’enseignement.

– Apporte le soutien nécessaire au personnel de la direction lorsque requis.

– Établit les priorités dans la planification des actions reliées aux stages et aux activités d’enseignement et respecte les échéanciers.

– Favorise et maintien des relations harmonieuses, efficaces et collaboratives au niveau des directions et avec les partenaires internes et externes, afin d’assurer un service-client de qualité dans les délais requis de la DEAU.

– Collabore aux travaux et projets des autres membres de la direction (Ex.:  Agent de planification, de programmation et de recherche – volet enseignement, conseillère en soins infirmiers – volet stage et intégration et adjointe au directeur – volet enseignement), lorsque requis.

– Maintient et améliore sa compétence en égard aux exigences et obligations de son poste.

– Peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat.

– Effectue toutes autres travaux connexes.