Agent administratif, classe 1 – secteur administration, agente administrative, classe 1 – secteur administration

SOMMAIRE DE LA FONCTION:

Sous l’autorité immédiate de l’adjointe à la Direction de l’enseignement et des affaires universitaires – volet enseignement, la personne titulaire de ce poste assure un soutien administratif et logistique à l’ensemble des activités -d’enseignement médicalméthodes et procédures établies. Elle assiste l’adjointe dans ses fonctions en assumant tout le travail administratif requis pour l’adéquation des services en lien avec la gestion des stages en médecine. Elle élabore des tableaux, statistiques et rapports divers. Elle prépare et tient à jour les dossiers des étudiants en médecine, les accueille et participe à tout le processus de cheminement durant leur stage dans notre Institut. Elle prépare les listes de garde périodiques.  Elle assure le soutien administratif et la liaison entre les étudiants et la DEAU. Elle assure la mise à jour et la saisie d’informations dans la base de données de la Faculté de médecine de l’Université Laval (GIS). Elle collabore avec les agents de planification, de programmation et de recherche de la DEAU – volet enseignement ainsi qu’avec les agentes administratives de la DEAU.

PRINCIPALES RESPONSABILITES:

Accueil des étudiants en médecine et moniteurs cliniques

– Procède à l’ouverture, la mise à jour et la fermeture des dossiers des étudiants, tout en s’assurant de la complétion des différents formulaires obligatoires lors des accueils. 

– Prépare l’accueil des externes juniors, seniors et moniteurs cliniques en médecine.

– Demande l’activation des codes informatiques et autres accès ou applications nécessaires.

– Avise les personnes concernées des arrivées des différents groupes d’étudiants (Ex. : les responsables de stage, la gestion du stationnement et des casiers, les téléphonistes et différents départements).

– Envoie une invitation aux étudiants qui arrivent en stage et les informe de l’endroit où ils doivent se présenter le jour de l’accueil.

– Assure une visite guidée partielle de l’hôpital lors de l’accueil administratif des étudiants en médecine de la DEAU.

– S’assure que les moniteurs cliniques sont en règle à l’Institut (carte de stages, permis de travail, preuve d’assurance, etc.) pour la formation en spécialité, recueille les documents exigés et tient à jour les dossiers.

– Prépare les sessions cliniques (3) de l’Introduction de l’externat pour les stagiaires en médecine (horaire, accueil, informations aux stagiaires et responsables d’enseignement) et assure le suivi avec l’Université Laval.

Listes de garde

– Transcrit les listes de garde périodiques et les distribue dans les départements et sur le Internet de l’Institut. Crée les profils d’utilisateurs sur PetalMD-résidents et inscrit les gardes.

– Gère et tient à jour toutes les modifications à apporter aux listes de garde et informe les personnes concernées, s’il y a lieu. 

Suivis réguliers et soutien aux stages de médecine 

– Reçoit les demandes d’absence des externes et assure le suivi aux responsables de stage concernés.

– Assure l’ouverture du courrier, le tri et le distribue aux personnes concernées, s’il y a lieu.

– Répond aux courriels, aux appels téléphoniques ainsi qu’à toutes personnes se présentant à la DEAU et assure les suivis nécessaires.

– Tient à jour les dossiers des étudiants en médecine à la DEAU et assure le classement de la documentation associée, lorsque requis.

– S’assure, à chaque fin de période, de faire le décompte des gardes/repas permis pour les étudiants inscrits sur la liste de garde (résidents) et la transmet au Service de la paie.

– Traite les demandes de remboursements (frais de transport et formations des résidents).

– Contribue à la mise à jour des différents documents liés aux stages.

– Saisit les informations des externes et moniteurs cliniques dans les bases de données respectives de la DEAU et peut produire des rapports sur demande.

– Assure le suivi pour les stages d’observation du cursus académique des étudiants en médecine, les documents à compléter et les informations à inscrire dans la base de données.

– Assure le suivi avec l’Université Laval concernant la saisie et la mise à jour des données dans leur logiciel de gestion intégrée des stages en médecine (GIS) et s’assure de la conformité des données et des listes produites.

– Apporte le soutien nécessaire au personnel de la direction lorsque requis et collabore aux travaux et projets des autres membres de la direction, lorsque requis.

– Favorise et maintien des relations harmonieuses, efficaces et collaboratives au niveau des directions et avec les partenaires internes et externes, afin d’assurer un service-client de qualité dans les délais requis de la DEAU.

 Nouvelle année académique (Juillet)

– Assure la supervision, la gestion et le traitement des demandes de stages en médecine.

– Prépare les nouveaux dossiers des externes qui seront en stage à IUCPQ-ULaval pour l’année à venir.

– Remet le téléavertisseur aux externes juniors lors du premier accueil de l’année académique

– Peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat.

·  Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou l’équivalent.
· Détenir un minimum de 6 mois d’expérience récente et pertinente au titre d’emploi;
· Bonne maîtrise de la langue française écrite et parlée;
· Connaissance du milieu hospitalier et/ou de la recherche clinique (un atout);
· Bonne connaissance en bureautique;
· Habilité à travailler avec différents systèmes informatiques, Word, Excel;
· Excellent sens de l’autonomie et de l’organisation;
· Esprit de collaboration et capacité de travailler en équipe.