Technicien ou technicienne en administration (bureautique)

Sous l’autorité de la présidente-directrice générale (PDG) – du président-directeur général adjoint (PDGA), la personne titulaire de ce poste est un acteur important dans l’équipe administrative qui soutient le Bureau de la Direction générale. Elle assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers en découlant, et ce, auprès des directions constituant l’organisation. Elle assure la coordination et le soutien administratif ainsi que le secrétariat de la Direction générale. Entre autres, elle gère le flux d’information et achemine les informations pertinentes aux directions concernées. Elle assure le suivi des dossiers stratégiques de la direction. Elle est une personne-ressource pour le personnel administratif des directions cliniques et administratives. En collaboration avec celles-ci, elle assure l’identification des besoins de formation et le suivi du plan de développement des compétences. Elle fait également, en complémentarité des directions cliniques et administratives, le suivi des diverses redditions de comptes, les consignes et transmet les informations au ministère de la Santé et des Services sociaux. De façon plus précise, la personne titulaire du poste est appelée à faire les tâches suivantes :

– Conseille la Direction générale sur des enjeux liés aux dossiers administratifs courants de la direction et la soutient dans la préparation des représentations publiques et internes;
– Prépare les projets de réponse aux demandes d’avis ou d’informations adressées à la Direction générale;
– Assiste l’équipe de la haute direction en documentant et en analysant les données pertinentes à l’élaboration des différents dossiers de gestion de l’organisation;
– Effectue des recherches, compile, analyse et synthétise des données afin d’assurer la rédaction de documents officiels;
– Voit à la gestion de la correspondance, des appels et des courriels de la Direction générale ainsi qu’à la délégation des divers suivis à effectuer en découlant;
– Assure l’interface entre la Direction générale et les différentes directions ainsi qu’avec les autres gestionnaires de l’établissement dans le cadre des dossiers sous la responsabilité de la PDG;
– Répond aux demandes de renseignements de nature courante ou complexe exigeant des connaissances approfondies de la haute direction;
– Reçoit les différents documents requérant la signature de la PDG et du PDGA et s’assure que les validations préalables ont été effectuées et que le niveau d’autorisation requis est respecté. Réachemine ensuite lesdits documents aux personnes concernées;
– Élabore les outils de travail nécessaires au suivi des activités administratives, tout en visant le déploiement de pratiques innovantes;
– Effectue auprès des directions le suivi des diverses redditions de comptes, les consignes et transmet les informations colligées au ministère de la Santé et des Services sociaux;
– Contribue à l’élaboration et à l’application de systèmes efficaces de classement et d’archivage des documents administratifs, respectant un calendrier de conservation des dossiers;
– Rédige, transcrit et corrige les notes de service, les communiqués, la correspondance, les rapports, les tableaux, les comptes rendus et autres documents relevant de sa compétence;
– Accomplit toute autre fonction connexe confiée par la haute direction.

– Diplôme d’études collégiales en bureautique (DEC) ou attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique de 800 heures et plus
– Trois années d’expérience dans des fonctions et responsabilités similaires
– Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
– Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux et de son administration, considérée comme un atout

PROFIL DES COMPÉTENCES

– Gestion des priorités et sens de l’organisation
– Initiative et autonomie
– Discrétion, respect et courtoisie
– Entretien de saines relations professionnelles basées sur le travail d’équipe et la collaboration
– Excellente capacité de synthèse et de rédaction
– Habileté à la prise de notes et à la rédaction de procès-verbaux
– Rigueur et souci du détail 
– Capacité à travailler sous pression

Les personnes intéressées à ce poste sont invitées à se rendre sur notre site Internet sous l’onglet « Emplois » et à poser leur candidature en y joignant leur curriculum vitae et une lettre de présentation avant 16 heures, le 10 mai 2024.

À PROPOS DE NOUS
L’Institut dispense des soins et de services spécialisés et ultraspécialisés pour le traitement des maladies cardiovasculaires, respiratoires et des maladies reliées à l’obésité. Annuellement, plus 16 146 personnes y sont hospitalisées et 135 627 visites sont réalisées en mode ambulatoire. Le bassin de desserte s’élève à plus de deux millions d’habitants, soit environ 30 % de la population du Québec. Affilié à l’Université Laval, l’établissement compte sur la collaboration et le dévouement d’environ 3 500 employés, médecins, professionnels, chercheurs, gestionnaires et bénévoles pour offrir des soins et des services de qualité aux clientèles hospitalisées et ambulatoires. Les médecins et les professionnels de la santé de l’Institut possèdent une vaste expertise et contribuent à faire avancer la science de la médecine. Le Centre de recherche de l’Institut est reconnu internationalement pour la qualité de ses travaux de recherche.